当麻省理工学院的科学家于1969年发送了第一封电子邮件时，他们不知道他们在现代工作场所开创的基本沟通工具是什么。世界各地的企业很快采用了这种即时通信方法，现在 - 50年后 -每天发送超过1080亿封电子邮件。电子邮件与员工和企业一样强大，但它也有一个黑暗的一面。随着公司越来越多地使用电子邮件来共享和存储信息，电子邮件已成为一种拥挤的通信模式。公司现在正在努力应对企业电子邮件系统堵塞和员工生产力下降的问题，每个员工每天必须通过86到121份与工作相关的电子邮件来查找他们需要的数据。随着时间的推移，这会影响公司有效捕获和分析数据的能力。关键信息被锁定在文件附件和电子邮件线程中，不可用甚至丢失到需要及时访问数据以实现其任务的人员，系统和流程的全部范围内。
幸运的是，贵公司不必继续以这种方式运营。Velocity Forms提供的解决方案不仅仅是以物理形式重新创建需要通过电子邮件传递的纸质文档，而且实际上将它们转换为支持Web的，移动友好的，可报告的自动化表单- 为您的公司提供前所未有的访问权限。监督你的数据。
如果听起来您的组织可以从更有效的方法转移和组织其数据中受益，那么以下是帮助您的公司通过数字化表单解决方案摆脱电子邮件依赖性的前四个步骤：
1.了解'平台冠军'的作用
该过程的第一步是了解承担“平台冠军”角色的人员对于从业务流程管理(BPM)平台获得最大ROI至关重要。冠军积极参与组织如何利用平台的沟通和知识转移。参与可以采取以下任何(或全部)的形式：
赞助内部BPM用户组，该用户组定期召开会议，讨论当前的工作流，新闻和事件，系统演示以及有用的“操作方法”。
传达系统可用性的状态，例如在发生可能导致中断的系统维护时通知您的团队。
收集公司最终用户社区关于用户体验(UX)，总体印象等的反馈，并汇总该信息，以便在未来的应用程序增强或开发指南中使用。
跟踪哪些人在平台上接受过技术培训。
向管理层发布有关系统使用情况和其他相关指标的报告。
作为业务和解决方案实施合作伙伴之间的主要联络人。
2.制定明确的目标并保持专注
我们看到客户在尝试摆脱电子邮件依赖时所犯的一个常见错误是试图“沸腾海洋”并立即自动化每个可能的数据收集过程。虽然这种退出电子邮件陷阱的承诺令人钦佩，但它并不实用。那些试图一次改变太多的公司经常发现没有任何改变，这促使他们太容易放弃。他们也无法在变更管理流程中创建足够的跑道，以便在第一次生产部署之前对最终用户进行适当的教育。
结果?关键信息的不完整传输，会将大量数据锁定在员工收件箱中。
相反，我们建议确定一个或两个数据流程，以自动化并集中精力使这些“微变换”端到端地取得圆满成功。您的公司不仅可以获得完全自动化这些流程的好处，而且成功的实施还将为您的组织其他部门提供新平台强大功能的切实示例。对贵公司的积极改进将波及其他团队和部门，自然地建立兴趣和动力。
3.从最关键或最复杂的流程开始
最后，虽然通过使用简单或很少使用的数据流程开始数字转换来获取快速获胜可能很诱人，但我们不建议采用该策略。转变对您的业务不是特别重要的数据流程不会立即带来值得注意的投资回报率提升，因此它不会引起组织其他成员的太多关注，以表明这些努力是值得的。这种方法实际上可能会削弱您的策略并使您的工作无法动弹。
更好的方法是从一开始就做得很好。当您将精力集中在一个或两个特定项目上时，请选择影响您业务中尽可能关键且复杂的部分项目，例如员工或客户入职。您的组织将立即从更新中获益，轻松识别前期投资回报率。每个经历变革的员工都渴望看到其他类似变革的过程。
4.咨询变更管理专家
如果您像我们合作的大多数成功的创业企业一样，您可以轻松地在DIY基础上推进大多数技术项目。但我们发现，即使那些熟悉过渡到新型BPM平台过程的公司也可以从这种过渡的咨询专家中获益匪浅。
如果预算中没有足够的空间用于完整安装，至少在项目开始时咨询专业人员。经验丰富的顾问将推出一系列行动，确保您的团队快速，顺利地完成数字化转型过程。而且 - 最重要的是 - 您将构建一个用户友好，可扩展且易于维护和长期更新的系统。
依靠电子邮件作为通信工具，而不是数据存储
在电子邮件中存储和共享关键数据是我们看到的最大问题之一。这些公司只是以实现真正的数字化转型为代价进行数据的“数字传输”。如果您的公司正在努力清楚地沟通并以有效的方式组织数据，请考虑使用自动表单重新获得对数据的控制和监督。
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